Zmiany w potwierdzaniu odbycia szkoleń BHP

Nowelizacja przepisów – kluczowe założenia

W IV kwartale 2025 roku planowane jest wejście w życie nowych przepisów umożliwiających elektroniczne potwierdzanie udziału w szkoleniach BHP – zarówno wstępnych instruktażach ogólnych, jak i stanowiskowych. Zmiana ta stanowi odpowiedź na potrzeby cyfryzacji rynku pracy oraz uproszczenia procedur, szczególnie w kontekście pracy zdalnej i hybrydowej.
Nowelizacja jest obecnie konsultowana przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej, a jej wdrożenie planowane jest na IV kwartał 2025 roku.

Jak wygląda sytuacja obecnie?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami:
Pracownik potwierdza udział w szkoleniu poprzez własnoręczny podpis na papierowej karcie szkolenia.
Alternatywnie, możliwe jest także użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego – jednak ta forma nie jest powszechnie stosowana ze względu na koszt i ograniczoną dostępność.
Rozwiązanie to bywa szczególnie uciążliwe dla osób pracujących zdalnie lub w trybie hybrydowym, które nie pojawiają się fizycznie w siedzibie pracodawcy.
 

Co się zmieni?

Po wprowadzeniu nowych przepisów, potwierdzenie udziału w szkoleniu BHP będzie możliwe w sposób elektroniczny, m.in.:

• za pomocą podpisu elektronicznego (kwalifikowanego lub zwykłego),
• przez wiadomość e-mail z danymi umożliwiającymi identyfikację pracownika,
• przez komunikator internetowy, np. MS Teams, Slack, WhatsApp czy Messenger.

Pracodawca będzie zobowiązany:

• dołączyć elektroniczne potwierdzenie do dokumentacji pracowniczej,
• odnotować udział w szkoleniu w karcie szkolenia wstępnego.

Praktyczne znaczenie zmian

Ułatwienia dla pracodawców i pracowników

• Koniec z papierologią – brak potrzeby zbierania fizycznych podpisów i drukowania dokumentów.
• Elastyczność – potwierdzenie można przesłać z dowolnego urządzenia i kanału komunikacji.
• Niższe koszty – nie trzeba stosować drogiego podpisu kwalifikowanego.
• Sprawniejsze wdrażanie nowych pracowników, szczególnie tych zatrudnionych zdalnie.

Jak będzie wyglądać nowy proces w praktyce?
Krok 1: Pracownik potwierdza udział w szkoleniu poprzez:
e-mail z treścią np. „Potwierdzam udział w szkoleniu BHP, Jan Kowalski”,
elektroniczny podpis pod dokumentem PDF,
wiadomość tekstową przez komunikator firmowy.
Krok 2: Pracodawca:
dołącza tę wiadomość lub plik do akt osobowych pracownika,
uzupełnia kartę szkolenia wstępnego odpowiednią adnotacją.

Kogo dotyczą zmiany?
Wszystkich pracowników odbywających szkolenia BHP (zarówno ogólne, jak i stanowiskowe),
Ze szczególnym uwzględnieniem osób zatrudnionych zdalnie i hybrydowo.

Czy są jakieś ograniczenia?
Tak. Nadal obowiązuje ograniczenie, że szkolenia wstępne w formie zdalnej można prowadzić wyłącznie dla pracowników administracyjno-biurowych, którzy będą wykonywać pracę w całości zdalnie. Nowelizacja nie znosi tego przepisu – zmienia jedynie formę potwierdzenia udziału.

Wpływ na organizację szkoleń BHP
Większa dostępność – łatwiejszy dostęp do szkoleń i możliwość szybszego wdrażania pracowników.
Dostosowanie do nowoczesnego rynku pracy – uproszczenie procedur administracyjnych.
Swoboda wyboru – nadal możliwe będzie potwierdzanie udziału w formie papierowej, jeśli firma lub pracownik preferuje tradycyjne rozwiązania.

Podsumowanie
Nowe przepisy dotyczące elektronicznego potwierdzania udziału w szkoleniach BHP to krok w stronę cyfryzacji i uproszczenia procesów kadrowych. Dla firm oznaczają one mniej formalności, niższe koszty i większą elastyczność, a dla pracowników – łatwiejszy i szybszy dostęp do obowiązkowych szkoleń, bez konieczności osobistej obecności w biurze.

IdealBHP – szkolenia BHP nowej generacji

W IdealBHP oferujemy zarówno szkolenia BHP stacjonarne, jak i nowoczesne szkolenia online, dostosowane do aktualnych przepisów i potrzeb rynku pracy. Monitorujemy na bieżąco planowane zmiany legislacyjne i już teraz wdrażamy rozwiązania, które ułatwią Twojej firmie przejście na nowe standardy dokumentowania szkoleń.