Kontrola PIP u pracodawcy – przygotuj się i działaj sprawnie!
Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) to rutynowe działanie, do którego każdy pracodawca powinien być przygotowany. Kluczem do sprawnego i bezstresowego przebiegu kontroli jest odpowiednie przygotowanie, obejmujące uporządkowanie dokumentacji, zadbanie o stan techniczny i bezpieczeństwo w miejscu pracy, a także zapoznanie się z prawami i obowiązkami, zarówno swoimi, jak i inspektora pracy.
Kogo może skontrolować PIP?
Kontrola PIP może dotyczyć każdego pracodawcy, a także przedsiębiorcy niebędącego pracodawcą, jeśli na jego rzecz pracują osoby fizyczne (np. na podstawie umowy zlecenia czy o dzieło). Kontrola może odbyć się w siedzibie firmy, jej oddziałach lub w miejscu przechowywania dokumentów kadrowych i finansowych.
Co sprawdza inspektor?
Zakres kontroli jest szeroki i obejmuje kwestie związane z sytuacją prawną pracownika, w tym BHP (wypadki, choroby zawodowe, szkolenia, ocena ryzyka), legalnością zatrudnienia, wynagrodzeniami, czasem pracy, urlopami. PIP sprawdza również przestrzeganie przepisów BHP w przypadku osób pracujących na innej podstawie niż umowa o pracę, a także wypłatę minimalnej stawki godzinowej w umowach cywilnoprawnych. Inspektora zainteresują również środki nadzorcze wdrożone po poprzednich kontrolach.
Przygotowanie – Twój obowiązek!
Inspektor pracy ma prawo przeprowadzić kontrolę bez uprzedzenia. Niemniej jednak, warto regularnie dbać o:
Dokumentację: Kompletna i uporządkowana (papierowa i elektroniczna).
Miejsce pracy: Porządek i odpowiedni stan techniczny zapewniający bezpieczne warunki pracy.
Znajomość przepisów: Zapoznanie się z Ustawą o Państwowej Inspekcji Pracy.
Twoje obowiązki podczas kontroli:
Zapewnienie inspektorowi warunków i środków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia kontroli.
Niezwłoczne przedstawianie żądanych dokumentów i udzielanie informacji.
Udostępnienie urządzeń technicznych i, w miarę możliwości, oddzielnego pomieszczenia.
Przebieg kontroli:
Inspektor pracy przedstawi legitymację i upoważnienie (w wymaganych przypadkach). Ma prawo swobodnego wstępu na teren firmy, przeprowadzania oględzin, żądania informacji, wglądu do dokumentacji, sprawdzania tożsamości osób pracujących, korzystania z pomocy biegłych. Nie możesz domagać się informacji o tym, czy kontrola jest wynikiem skargi pracownika.
Po kontroli:
Inspektor sporządza protokół kontroli, który Ty również podpisujesz. Masz prawo zgłosić zastrzeżenia do protokołu w ciągu 7 dni. Jeśli nie stwierdzono uchybień, sporządzana jest notatka urzędowa.
Stwierdzenie naruszeń:
W przypadku naruszeń, inspektor może wydać decyzję (nakaz usunięcia uchybień, wstrzymania prac), wystąpienie (z wnioskami pokontrolnymi), ustne polecenia. Może również ukarać mandatem lub skierować wniosek o ukaranie do sądu.
RODO a kontrola PIP:
Przepisy o ochronie danych osobowych nie chronią przed kontrolą PIP. Nie możesz odmówić inspektorowi dostępu do żądanych informacji zasłaniając się RODO.
Pamiętaj! Dobre przygotowanie do kontroli PIP to inwestycja w bezpieczeństwo prawne firmy i poprawę warunków pracy. Warto zadbać o odpowiednią dokumentację, wymagane uprawnienia i certyfikaty, w tym odpowiednie kursy, oceny ryzyka zawodowego i ważne szkolenia BHP. Sprawdź nasze wsparcie dla firm przy kontroli PIP.
